Vous manquez de temps…ou avez-vous réellement besoin de recruter ?
EN BREF
Manquer de temps ou voir certains sujets s’accumuler ne signifie pas forcément qu’il faut recruter. Selon la durée, la régularité et la nature du besoin, une mission ponctuelle, un renfort opérationnel ou une intervention à temps partagé peuvent être plus adaptés.
Avant de chercher une personne, la première question est donc simple : qu’est-ce qui doit réellement être pris en charge et pour combien de temps ?
Un besoin de ressources cache parfois surtout un problème d’organisation ou de fluidité. Avant de recruter, il peut être utile de prendre du recul sur votre fonctionnement et identifier ce qui bloque réellement.
Quand le manque de temps devient un vrai problème de ressources
Les dossiers s’accumulent. Certains sujets n’avancent plus. Les clients relancent, les tableaux ne sont plus à jour ou un projet important reste constamment repoussé.
Le constat semble évident : il manque quelqu’un.
Mais manquer de temps ou de ressources ne signifie pas nécessairement qu’il faut créer un poste. Avant de recruter, une autre question mérite d’être posée : de quel renfort l’entreprise a-t-elle réellement besoin ?
Selon la situation, la bonne réponse peut être un recrutement. Mais elle peut aussi être une mission ponctuelle, un renfort opérationnel pendant quelques semaines ou une intervention régulière à temps partagé.
Le premier signal n’est pas toujours « trop de travail »
Le manque de ressources ne se manifeste pas uniquement par des journées trop longues.
Il apparaît aussi lorsque :
les mêmes tâches sont systématiquement repoussées ;
certaines informations reposent sur une seule personne ;
– le suivi des clients devient irrégulier ;
– des tableaux ou outils existent mais ne sont plus réellement tenus ;
– un projet reste bloqué faute de personne disponible pour le prendre en charge ;
– une absence ou un pic d’activité désorganise immédiatement le fonctionnement ;
– le dirigeant récupère progressivement des tâches qui ne devraient plus lui revenir.
Pris séparément, chacun de ces signaux peut sembler anodin.
Lorsqu’ils deviennent récurrents, ils révèlent souvent un problème plus profond : l’organisation n’a plus suffisamment de capacité pour absorber correctement son activité.
Mais cela ne dit toujours pas s’il faut recruter.
Avant de chercher quelqu’un, identifier ce qui manque réellement
La première question n’est pas : « Quel profil devons-nous recruter ? »
Elle est plutôt : « Qu’avons-nous réellement besoin de faire avancer ? »
Un volume de travail durable ?
Si une activité représente une charge régulière, prévisible et suffisamment importante pour occuper durablement une personne, le recrutement peut être parfaitement pertinent.
Le besoin fait partie du fonctionnement normal de l’entreprise et il a vocation à rester.
Une surcharge temporaire ?
Une saison forte, une absence, un changement d’organisation ou quelques mois particulièrement chargés ne justifient pas nécessairement la création d’un poste.
Le besoin est réel, mais sa durée est limitée.
Dans ce cas, un renfort opérationnel temporaire peut être plus cohérent.
Un sujet précis qui n’avance pas ?
Mettre en place un tableau de suivi, reprendre une organisation client, structurer un processus, nettoyer des données, revoir certains supports ou remettre un projet sur les rails…
Le besoin n’est alors pas forcément une personne supplémentaire. C’est parfois simplement quelqu’un capable de prendre le sujet en charge et de le mener jusqu’au bout.
Une compétence précise dont vous n’avez besoin que ponctuellement ?
Toutes les compétences utiles à une entreprise ne justifient pas un poste à temps plein. RSE, RGPD, organisation, expérience client, communication… certains sujets nécessitent une expertise réelle, mais seulement quelques jours ou à certaines étapes de l’année.
Dans ce cas, recruter en CDI peut être disproportionné par rapport au besoin. Faire appel ponctuellement à une compétence externe permet de disposer du bon niveau d’expertise au moment où l’entreprise en a besoin, sans créer artificiellement un poste qui ne serait pas suffisamment occupé.
Plusieurs petits besoins qui traversent l’entreprise ?
C’est une situation fréquente dans les petites structures.
Quelques heures de suivi client. Un tableau à maintenir. Des actions de communication. Une organisation à améliorer. Des informations à coordonner.
Pris individuellement, aucun besoin ne justifie un poste.
Ensemble, ils représentent pourtant une vraie charge.
C’est précisément là qu’un renfort transversal ou à temps partagé peut devenir intéressant.
Recrutement, externalisation ou renfort : ce n’est pas la même chose
Recruter permet d’intégrer durablement une compétence et une capacité de travail dans l’entreprise.
Externaliser consiste généralement à confier une fonction ou une prestation définie à un intervenant extérieur.
Le renfort opérationnel se situe un peu différemment : l’intervenant travaille au contact du fonctionnement existant, des équipes et des outils pour prendre en charge certains sujets et les faire avancer.
Enfin, le temps partagé répond à un besoin récurrent mais insuffisant pour justifier nécessairement un poste à temps plein.
Il n’existe donc pas une solution meilleure que les autres.
La bonne solution dépend surtout de la nature, de la durée et de la régularité du besoin.
5 questions à poser avant de décider
Avant de lancer un recrutement ou de chercher un prestataire, posez-vous simplement ces cinq questions :
1 – Quelles actions précises ne sont actuellement pas réalisées correctement ?
2 – Depuis combien de temps cette situation dure-t-elle ?
3 – Le besoin sera-t-il encore présent dans six ou douze mois ?
4 – Représente-t-il réellement un poste ou plusieurs besoins dispersés ?
5 – Avons-nous besoin d’une personne durablement… ou surtout que certaines choses soient enfin faites ?
Cette dernière question change souvent la manière d’aborder le problème.
Le renfort peut aussi servir à tester le besoin
Faire intervenir quelqu’un ponctuellement peut également permettre de mieux comprendre le besoin avant de recruter.
En travaillant sur le terrain, on peut identifier le volume réel de tâches, distinguer ce qui doit rester en interne de ce qui peut être simplifié ou automatisé, clarifier les responsabilités et parfois préparer beaucoup plus précisément un futur poste.
Le renfort ne remplace donc pas nécessairement un recrutement.
Il peut aussi le préparer et le sécuriser.
À retenir
Un manque de temps ne signifie pas automatiquement qu’il faut recruter.
La vraie question est d’abord de déterminer ce qui doit être fait, pendant combien de temps et avec quelle régularité.
=> Besoin durable et suffisamment important : le recrutement peut être logique.
=>Surcharge ou absence : un renfort temporaire peut suffire.
=>Sujet précis : une mission ponctuelle peut être plus adaptée.
Plusieurs besoins récurrents mais dispersés : le temps partagé ou un renfort transversal peut être une meilleure réponse.
Questions fréquentes sur l’organisation et l’expérience client
Pour passer de la réglementation à des pratiques concrètes, retrouvez également mes ressources et outils RGPD destinés aux professionnels.
Vous savez que certaines choses doivent avancer, mais pas encore quelle forme de renfort serait adaptée ?
Pas besoin de commencer par choisir une prestation. Nous pouvons partir de votre fonctionnement, des sujets qui restent en attente et du temps réellement nécessaire pour déterminer la solution la plus cohérente.
