Le 19 octobre 2021, Egalim 2, loi du 18 octobre 2021, entrait en vigueur. Si elle vise à protéger la rémunération des agriculteurs, elle impacte tout naturellement la Supply chain agroalimentaire en amont et en aval. La loi vient ainsi modifier les relations commerciales entre fournisseurs et distributeurs dont la partie des pénalités logistiques.
Donner un cadre législatif aux pénalités logistiques.
Afin de réglementer ces pénalités logistiques, la loi Egalim 2 apporte de nouvelles dispositions parmi elles, l’article L441-17 précisant entre autres, que « les pénalités infligées au fournisseur par le distributeur ne peuvent pas dépasser un montant correspondant à un pourcentage du prix d’achat des produits concernés », que le refus ou retour de marchandises est interdit « sauf en cas de non-conformité de celles-ci ou de non respect de la date de livraison », que « la preuve du manquement doit être apportée par le distributeur par tout moyen de façon chiffrée par preuve objective du préjudice subi » et que « seules les situations ayant entraîné des ruptures de stocks peuvent justifier l’application des pénalités logistiques. »
Loi Egalim 2 : impact sur le service client
Ainsi, si la loi encadre désormais un peu mieux le sujet, il n’en demeure pas moins complexe à appréhender et à mettre en œuvre pour le service client. Au quotidien, cette gestion des pénalités, gérée très souvent via un fichier Excel, entraîne une importante perte de temps, de budget et d’exactitude des données. D’autant qu’en cas de contestation, les factures doivent être justifiées par des documents de preuves. Ces aléas génèrent non seulement une quantité de données conséquentes à traiter, mais aussi et surtout, de nombreux allers/retours administratifs consommateurs de temps et d’erreurs, entraînant des blocages de paiements de pénalités. Alors, afin de faciliter cette nouvelle gestion de plus en plus complexe, le service client devra se doter de nouveaux outils digitaux afin de piloter au mieux cette nouvelle complexité. Ces outils donneront notamment les moyens aux fournisseurs et distributeurs d’automatiser le suivi des pénalités et de les documenter de manière plus fluide et transparente.
Quels outils d’aide au pilotage?
Très souvent via un portail collaboratif dédié en mode Saas, les outils actuels, présents sur le marché, s’interfacent avec les applications et systèmes internes qu’il s’agisse d’un WMS, d’un TMS, d’un logiciel de gestion commerciale, par exemple, afin de constater les écarts sur les commandes.
Via un workflow, ils gèrent le process de décision en respectant les conditions C.G.A négociées entre distributeurs et fournisseurs. Ils offrent également la possibilité de générer les éléments de facturation, de validation ou de contestation, tout en mettant à disposition des KPI et indicateurs pour les directions Supply, Finances…
Un des outils actuels du marché Fluid-E (racheté par DDS Logistics) peut être une bonne alternative avec son module « gestion des écarts logistiques ».